Wann braucht man eine Pressemappe?
Eine Pressemappe ist immer dann sinnvoll, wenn zusätzlich zu einer Pressemitteilung weitere Pressemitteilungen und Hintergrundinfos an die Journalisten gegeben werden sollen. Die Pressemappe ist das bindende Element, in dem die einzelnen Texte übersichtlich und attraktiv präsentiert werden.
Pressemappen eignen sich besonders für
- Produktvorstellungen
- Eröffnungen
- Jubiläen
- Pressekonferenzen
- Pressereisen
- Presseveranstaltungen
- Hintergrundgespräche
- Messen
- Sponsoring
- Innovative Themen
Was gehört in eine Pressemappe?
Pressemitteilungen, die einen echten Nachrichtenwert haben, dazu Bildmaterial, Video-Footage, Audio-Footage und Hintergrund-Informationen zum Unternehmen und zu den handelnden Personen.
Was gehört nicht in eine Pressemappe?
Gerade bei kleineren Unternehmen sieht man immer wieder, dass auch Prospekte oder Kataloge den Weg in die Pressemappe gefunden haben. Oft ersetzen sie sogar die Presseinformationen. Das wird von Journalisten als Mißachtung angesehen und mindert die Chancen auf Übernahme der Inhalte beträchtlich.
Digital oder Papier?
Beides. Zusätzlich sollte die Pressemappe auch im Internet zum Download angeboten und im Online-Pressecenter eingepflegt werden. Die digitale Version mit Word-Dateien, Bild-Dateien und (wenn möglich) auch Logo-Dateien sollte auf einem USB-Stick bereitgestellt werden. CDs sind nicht mehr zeitgemäß, da es passieren kann, dass der Laptop des Journalisten kein CD-Laufwerk hat. Der USB-Stick steht auch für eine gewisse Nachhaltigkeit, denn er kann auch weiterverwendet werden.
Der Aufwand der Produktion einer Papier-Version der Pressemappe macht Sinn, weil es nach wie vor viele Journalisten gibt, die Pressemitteilungen auf Papier lesen und bearbeiten möchten. Das sind nicht nur die Älteren, wie man auf Seiten der Journalistenverbände immer wieder liest. Hier gibt es regelmäßig Beschwerden über Unternehmen, die die Papierversion eingespart haben.
Bei der Digital-Version bitte darauf achten, dass Texte nicht nur iom PDF-Format gespeichert werden. PDF-Dokumente können die Bearbeitung der Texte und selbst das Kopieren der Texte deutlich erschweren.
Aufbau einer Pressemappe
Die professionelle Pressemappe besteht aus:
- Deckblatt
- Kontaktangaben
- Inhaltsverzeichnis
- Top-Pressemitteilung
- weitere Pressemitteilungen
- Hintergrund-Infos
- Grafiken und Fotos zu den Pressemitteilungen
- Fotos der verantwortlichen Mitarbeiter des Unternehmens
Natürlich kann für die unterschiedlichen Anlässe, zu denen eine Pressemappe erstellt wird auch ein anderer Aufbau sinnvoll sein. Das muss bei allen Pressemappen im Einzelfall entschieden werden. Lassen Sie sich gerne beraten, wie Ihre Pressemappen anlassbezogen optimal aufgebaut werden sollten.
Pressemappen für Messen und Ausstellungen sind Pflicht
Unternehmen lassen sich Messeauftritte sechs- bis siebenstellige Eurobeträge kosten. Die Messegesellschaften bemühen sich, zu ihren Messen möglichst viele nationale und internationale Journalisten zu akkreditieren. Erstaunlich, dass viele Unternehmen diese Chance nicht nutzen und ohne Pressemappe zur Messe fahren. Bei diesen Branchentreffs hätten sie die Möglichkeit zu einem Bruchteil des Preises für den Messestand und das Personal einen nachhaltigen Effekt in den Medien zu erzielen.
Eine optimale Messevorbereitung schließt die Erstellung einer Pressemappe ein. Genauer gesagt braucht man eigentlich zwei Pressemappen. Eine einfache für die Pressefächer im Pressezentrum und eine aufwändigere für Standbesucher. In die Pressemappen gehören die Neuheiten, aber auch Aussagen zum Austellungsprogramm und eine Information zum Messekonzept.
Da Messen internationale Events sind, macht es Sinn, die Pressemappe in verschiedenen Sprachen zu erstellen. Mindestens in der Landessprache und in Englisch.
Bei der Pressevorbereitung für die Messe unbedingt auch an die digitalen Pressefächer der Messegesellschaft denken, hier informieren sich die Jouranlisten für die Vorberichterstattung.
Kreativ oder klassisch?
Zunächst einmal kommt es auf die Güte des Inhaltes an. Eine noch so kreativ gestaltete Pressemappe ist nichts wert, wenn sie den Jouranlisten die Arbeit nicht erleichtert. Der Inhalt ist die Pflicht, die Gestaltung die Kür.
Ist die Pflicht getan und sind die Inhalte wertvoll für die Arbeit der Journalisten, kann man sich an die Gestaltung machen. Hier kann man alle Varianten, von der schlichten Mappe bis hin zu aufwändig gestalteten Büchern wählen. Wer besonders sein möchte, kann die Pressemappe dem Produkt oder der Firma anpassen und sie so auch zu einem Sammlerstück machen.
Solche Mappen können dann in der Herstellung sehr teuer werden – das muss aber immer zum Produkt passen. Wenn also ein Automobilhersteller ein neues Top-Modell in der Luxusklasse präsentiert, kann die Pressemappe auch mal mit Ledereinband sein. Die wird dann keiner nach der Nutzung wegwerfen. Wer ein Umweltprodukt herstellt oder vertreibt, wird seine Pressemappe aus Recyclingmaterial herstellen lassen, das darf auch durchaus sichtbar sein. So entstehen kleine Kunstwerke, die einen bleibenden Eindruck hinterlassen.