Wer auf einer Messe ausstellt, gibt viel Geld aus, damit die Firma mit ihren Produkten und Dienstleistungen gesehen wird. Von Anfang an sollte Messe-PR bei den Vorbereitungen für die Messeteilnahme eingeplant werden. Dazu gehört unter anderem auch eine gute Pressemappe zur Messe.
Aus der Erfahrung von über 20 Jahren Messe-PR können wir heute sagen, dass die Nutzung von Messe-PR in den letzten Jahren zurückgegangen ist. Viele Standbetreiber (erst recht die aus dem Ausland) haben keine Pressemappe und händigen Journalisten auf Anfrage im Besten Fall Prospektmaterial aus. Dabei ist die Planung der Messe-PR integraler Bestandteil jeder Messevorbereitung. Wenn Sie in Ihrer Firma ein Projekt zur Messeteilnahme starten, sollte von Anfang an der oder die PR-Verantwortliche oder die betreuende Agentur ins Projekt eingebunden sein.
Pressemappe für mehr Besucher und mehr Berichterstattung
Der erste Schritt bei der PR, die den Messeauftritt begleitet, ist die Erstellung und Verteilung von Presseinformationen, die in einer Pressemappe gebündelt werden. Die Pressemappe sollte folgenden Inhalt haben:
- Inhaltsverzeichnis
- Pressetexte zu vorgestellten Neuheiten
- Pressetexte zum Produktprogramm oder Dienstleistungsangebot
- Pressetext zum Anbieter
- Factsheet zum Anbieter
- Pressefotos der Neuheiten
- Pressetexte und Fotos in digitaler Form auf CD oder besser USB-Stick
Die Pressemappe sollte in verschiedenen Sprachen vorliegen, mindestens jedoch in der Sprache, die in dem Land gesprochen wird, wo die Messe stattfindet und in Englisch.
Zwei Pressemappen für jeden Messeteilnehmer
Es macht Sinn, zwei Pressemappen zu erstellen.
Die vollwertige Pressemappe gibt es am Stand und wird vor Messebeginn an die relevanten Journalisten verschickt. Das ist ein bei Journalisten beliebter Service, der dazu führt, dass diese sich nicht zu sehr mit dem Schleppen des Materials abmühen müssen.
Zusätzlich gibt es eine kleine Pressemappe, die durchaus günstiger hergestellt werden kann, die man in den Pressefächern der Messegesellschaft auslegt. Hier ist darauf zu achten, dass während der ersten Tage auch immer für Nachschub gesorgt wird. Diese Pressemappe enthält nur die Highlights zur Messe in Wort und Bild, also Ihre Neuheiten und eine Einladung, Ihren Stand zu besuchen.
…
Pressefächer im Pressecenter der Messe können von Unternehmen angemietet und mit Presseinfos bestückt werden. (Foto: Markus Burgdorf)
…
Bitte nicht nur eine CD ins Pressefach legen. Denken Sie einfach mal daran, wie die Pressefächer auf Messen funktionieren: Akkreditierte Journalisten kommen ins Pressezentrum, nehmen einen Kaffee und schauen dann mal durch die Pressefächer. Die wenigsten machen sich die Mühe, mit einem aufgeklappten Laptop herumzulaufen, eine CD einzulegen und dann Dateien zu öffnen. Deshalb ist die kleine Pressemappe nützlich. Hier erfährt man auf einen Blick, was es bei Ihnen Neues gibt und kann dann zur Vertiefung zu Ihnen an den Stand kommen und die komplette Mappe holen und mit einem Pressesprecher reden.
Die Pressefächer im Pressezentrum leeren sich schnell, weil viele Journalisten nicht die Zeit haben, über eine große Messe zu laufen und daher darauf angewiesen sind, schnell die wichtigsten News zu bekommen.
Die Nutzung der Pressefächer (auch der digitalen Pressefächer der Messegesellschaften) spielt auch eine Rolle dabei, welche Stände beim offiziellen Messerundgang mit Politprominenz besucht werden. Gerade kleinere Aussteller werden bei solchen Rundgängen vergessen, wenn sie nicht vorher bereits auf ihre besonderen Neuheiten hingewiesen haben.
Trollies zur Erleichterung der Arbeit für Journalisten
Eine nette Idee, die zudem auch sehr viel Aufmerksamkeit erzeugt, ist die Ausgabe von Trollies, die man einfach hinter sich herziehen kann. Die Trollies werden mit dem Logo und der Standnummer des ausgebenden Unternehmens bedruckt und sorgen so für extreme Sichtbarkeit. Eine solche Aktion für Journalisten sollte vorher mit der Presseabteilung der Messegesellschaft besprochen werden.
Vorab-Berichterstattung anregen
Es macht Sinn, mit einer Pressemitteilung auf die bevorstehende Messeteilnahme hinzuweisen. Das macht man aber nicht so plakativ, sondern stellt die Messe als Branchentreff selbst in den Mittelpunkt. Natürlich erwähnen wir auch die jeweilige Firma mit ihren Messeneuheiten und versehen die Vorab-Pressemitteilung mit einem fast neutralen Bild, dass als Symbolbild für die Messe dienen kann. Wir haben mit dieser Vorab-Pressemeldung regelmäßig hohe Auflagen erzielt. Hier ein Beispiel zur Motorradmesse IFMA in Köln:
..
Drei Wochen vor der Messe produzieren wir Symbolfotos, die wir mit einer Vorab-Meldung zwei Wochen vor der Messe an die Fachmedien und Tagespresse versenden. Hier ein Beispiel von der Internationalen Fahrrad- und Motorradaustellung (IFMA) in Köln. (Foto: Bridgestone)
.
…
Heute sind die Messegesellschaften selbst wesentlich aktiver in der Vermarktung ihrer Messen – und Symbolfotos gehören zur Standard-Messe-PR-Vorbereitung. Hier ein Beispiel aus dem Februar 2017:
…
Symbolbild der Messe Fruit Logistica, die im Februar auf dem Berliner Messegelände stattfindet. Partnerland ist dieses Jahr Deutschland. (Foto: Messe Berlin)
…
Profis für die Erstellung der Pressemappe und die PR-Betreuung nutzen
Kleinere Firmen sparen oft am falschen Ende. Es macht doch Sinn, wenn eine Messeteilnahme 200.000 Euro und mehr kostet, dieses Investment so gut wie irgend möglich zu nutzen. Die Messe ist nach längstens sieben Tagen Geschichte, die Stände sind abgebaut, die Ernte muss eingefahren sein.
Mit einem Agentur-Profi an der Seite, der jahrzehnte Erfahrung mit der Öffentlichkeitsarbeit hat, ist mit Ende der Messe nicht alles vorbei, denn dann beginnt die Nachberichterstattung. Buchen Sie sich für die ersten Tage der Messe eine professionelle Unterstützung. Die Agentur schreibt Ihnen gerne auch die Pressetexte, erstellt die Pressemappen und sorgt für deren Verteilung. Das kostet im Verhältnis zum Gesamtinvest Messebeteiligung vergleichsweise wenig und hilft Ihnen dabei, mehr aus Ihrem Messeauftritt zu machen. Fordern Sie einfach ein Angebot für die Messebetreuung an.